Wat is timemanagement eigenlijk?

Timemanagement draait niet om harder, maar om slimmer werken. Het gaat om het ontwikkelen van vaardigheden, tools en technieken, waarmee je je tijd effectief indeelt. Of je nu een volle agenda hebt, of juist structuur mist: met de juiste aanpak kun je meer rust en overzicht creëren.

De sleutel tot goede timemanagement

De sleutel tot goede timemanagement vind je in de volgende zes dimensies:

1. Plannen: Werk met kleine doelen en korte termijnstappen. Een grote taak? Hak ‘m in stukjes, zo zorg je dat je het overzicht niet verliest.
2. Prioriteiten stellen: Wat moet er nú gebeuren en wat kan later? Als je goed je prioriteiten stelt, voorkom je dat je het overzicht verliest. Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Als je zorgt dat je je taken éen voor één aanpakt, voorkom je dat je het overzicht verliest en het gevoel hebt dat je verzuipt in je werk. 
3. Gefocust blijven: Afleiding is je grootste vijand. Zorg dat je de zaken die je afleiden en je van je werk houden zoveel mogelijk vermijdt. Zet bijvoorbeeld je telefoon op stil, of gebruik een koptelefoon, waardoor je niet afgeleid wordt door omgevingsgeluiden. 
4. Nee zeggen: Je tijd is kostbaar! Leer je grenzen aangeven. Als je te veel taken op je bordje hebt liggen, is het oké om nee te zeggen. Zo voorkom je dat je omkomt in het werk.
5. Hulp vragen: Je hoeft niet alles zelf te doen en kunt altijd hulp vragen als je dit nodig hebt! 

De onzichtbare “tijdvreters”

We denken vaak dat we druk zijn, maar waar gaat onze tijd écht naartoe? “Tijdvreters” zijn kleine onderbrekingen, die onbewust veel van je dag opslokken. Denk aan scrollen op je telefoon, wachten op instanties, huishoudelijke taken of uitstelgedrag (‘ik begin straks wel’). Je kunt eens nadenken over wat jouw tijdvreters zijn. Als je erachter komt wat jouw tijdvreters zijn en je deze mijdt, houd je meer tijd over om je taken goed af te ronden.  

Slim werken met de Eisenhower Matrix

Eén van de krachtigste tools voor het verbeteren van je timemanagement is de Eisenhower Matrix. Dit model helpt je taken in te delen op basis van urgentie. De Eisenhower Matrix ziet er als volgt uit:

Kwadrant 1: Belangrijk en dringend (doen)

• Taken: Moeten onmiddellijk worden aangepakt.
• Voorbeelden: Deadlines op het werk/studie, medische noodgevallen, reparaties die niet kunnen wachten.
• Aanpak: Direct uitvoeren.
• Valkuil: Te veel in deze kwadrant kan overwerken veroorzaken.
• Uitdaging: Prioriteiten stellen, deadlines duidelijk hebben, afspraken nakomen.

Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet dringend (later doen)

• Taken: Belangrijk voor lange termijn doelen, maar kunnen gepland worden.
• Voorbeelden: Strategieontwikkeling, studeren voor een cursus, tijd met familie, sporten.
• Aanpak: Regelmatig tijd voor inplannen.
• Plannen, organiseren, overzicht houden, balans zoeken tussen werk en privé, organiseren, opdelen in kleine behapbare taken.

Kwadrant 3: Onbelangrijk, maar wel dringend (delegeren)

• Taken: Dringend, maar dragen weinig bij aan je belangrijkste doelen.
• Voorbeelden: Administratieve taken op het werk, huishoudelijke klusjes, minder belangrijke telefoontjes.
• Aanpak: Probeer te delegeren of minimaliseren.
• Valkuil: korte-termijn focus.
• Uitdaging: Delegeren, nee zeggen, hulp vragen, samenwerken.

Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet dringend (dumpen)

• Taken: Leveren geen waarde op en zijn tijdverspilling.
• Voorbeelden: Onnodige vergaderingen, scrollen door social media, doelloze tv.
• Aanpak: Vermijden of dumpen. 

Het doel? Minder stress en tijdverlies, meer tijd besteden aan wat écht telt. Misschien is het even wennen, maar je hoeft het niet meteen perfect te doen.